Convocatoria Asamblea 2022

LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DEL HUILA “COMFAMILIAR”

En cumplimiento de las disposiciones legales, Estatutarias, atendiendo lo dispuesto en el Decreto 398 de 2020, Circular Única expedida por la Superintendencia del Subsidio Familiar y de conformidad con el Acuerdo N° 0222 del 24 de mayo de 2022, el Consejo Directivo y el Director Administrativo de la Caja de Compensación Familiar del Huila,

CONVOCAN

A LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE EMPLEADORES AFILIADOS HÁBILES, NO PRESENCIAL, a realizarse el día 28 de JUNIO de 2022 a las 2:00 P.M., a través de plataforma virtual (aquarivm), con el fin de desarrollar el siguiente orden del día:

1. Verificación del Quórum.
2. Instalación de la Asamblea por parte del presidente del Consejo Directivo.
3. Lectura, consideración y aprobación del orden del día.
4. Lectura y consideración del informe de la comisión nombrada por la Asamblea para aprobar el Acta Anterior.
5. Presentación Informe del Director Administrativo.
6. Presentación Informe del Revisor Fiscal.
7. Presentación y aprobación de los Estados Financieros a 31 de diciembre de 2021.
8. Aprobación del monto por el cual puede contratar el Director Administrativo de la CAJA sin autorización del Consejo Directivo.
9. Presentación Informe del Comité de Auditoría Interna del Consejo Directivo.
10. Elección de cinco (5) Miembros Principales con sus respectivos suplentes en representación de los Empleadores, ante el Consejo Directivo, por el periodo estatutario de cuatro (4) años.
11. Elección de Revisor Fiscal principal y Revisor Fiscal suplente, para el periodo estatutario de cuatro (4) años y fijación de honorarios.
12. Designación de la comisión para revisión y aprobación del Acta de la asamblea.
13. Proposiciones y Varios.

Para efectos del desarrollo de la Asamblea y la participación en la misma, se deben atender los siguientes requisitos y condiciones:

1. DERECHO A VOZ Y VOTO. Cada afiliado tendrá derecho en las reuniones de la Asamblea a un (1) voto por el solo hecho de serlo y a un (1) voto adicional por cada cien (100) trabajadores beneficiarios del Subsidio Familiar en Dinero que presten sus servicios al Empleador afiliado según el pago de la prestación realizado en el mes inmediatamente anterior a aquel en el cual se efectúe la Asamblea. (Art. 9 Estatutos Corporativos)

2. PARTICIPACIÓN Y REPRESENTACIÓN
2.1. Son Afiliados Hábiles aquellos que al momento de la celebración de Asamblea General Ordinaria que se convoca, se encuentran en pleno goce de sus derechos y a paz y salvo por todo concepto a abril de 2022. Para tener voz y voto, elegir y ser elegido se requiere la calidad de “Afiliados Hábiles”.
2.2. Los afiliados personas naturales y los representantes legales de los afiliados personas jurídicas para su asistencia deberán realizar una inscripción a más tardar el 25 de junio de 2022 a las 2:00 p.m., en la que indicarán el correo electrónico al que les será remitido, previas las validaciones correspondientes, los datos que constituyen su acceso personal e intransferible a la sesión de la asamblea general convocada (Credencial). Inscripción que también se podrá efectuar a través del correo electrónico: asistenciaasamblea2022@comfamiliarhuila.com, anexando copia de su documento de identificación y del certificado de existencia y representación de la sociedad en caso de ser persona jurídica, con una vigencia no superior a 90 días.
2.3. Todo empleador afiliado que se encuentre habilitado puede hacerse representar en las reuniones de la Asamblea por cualquier afiliado hábil, mediante poder otorgado por escrito que cumpla con los requisitos legales y aquellos establecidos en el artículo 10 de los Estatutos de la Corporación (Indicar la reunión para la cual se otorga el poder, nombre y el documento de identidad del apoderado, fecha de expedición, nombre completo, documento de identidad de quien otorga el poder, el carácter por el cual lo confiere y su firma, indicación expresa de la facultad de sustituir el poder o su prohibición, aceptación y firma del apoderado.), autenticado ante notaría o autoridad competente, tal como lo exige el Decreto 1072 de 2015.
En ningún caso un afiliado puede ejercer por derecho propio o por representación más del 10% del total de los votos presentes o representados en la reunión respectiva. El voto de cada uno de los miembros afiliados es indivisible. Quien lleve la representación de afiliados deberá ser afiliado hábil.
De conformidad con el Art. 17 de los Estatutos, los Delegados a la Asamblea General de Afiliados, deberán inscribirse y registrar en la Secretaria y/o en las Seccionales de Garzón, Pitalito y La Plata, los poderes que le hayan otorgado otros afiliados, hasta setenta y dos (72) horas antes de la fecha y hora fijada para la reunión. (2:00 p.m., 25 de junio de 2022).
2.4. Los Miembros del Consejo Directivo, Revisor Fiscal y demás funcionarios de la Corporación no podrán llevar representación de Afiliados a la Asamblea General Ordinaria.
Los afiliados podrán descargar e imprimir formato de poder para asistir a la Asamblea, así como encontrar todas las instrucciones para la inscripción correspondiente en la página web de Comfamiliar a través del siguiente enlace www.comfamiliarhuila.com/asamblea2022.

3. ELECCIÓN DE REPRESENTANTES DE LOS EMPLEADORES AL CONSEJO DIRECTIVO. Los miembros del Consejo Directivo en representación de los empleadores afiliados a la Caja serán elegidos por la Asamblea General de Afiliados por el sistema de cuociente electoral, previa inscripción personal de listas de candidatos en el ejercicio pleno de sus derechos, en la Secretaría de la Corporación, en el Edificio Administrativo de la ciudad de Neiva (H), ubicado en la Calle 11 No. 5 – 63, segundo piso, con no menos de setenta y dos (72) horas de anticipación a la fecha y hora fijada en la convocatoria como de iniciación de la Asamblea (25 de junio de 2022 a las 2:00 p.m.). Una vez inscrita la lista no se podrá efectuar modificación alguna. (Art. 20 Estatutarios y Circular Única SSF).
3.1. REQUISITOS: La inscripción de listas para elección de Consejo Directivo se sujetará al cumplimiento de los siguientes requisitos (Estatutos Corporativos, Artículo 9 del Decreto 2463 de 1981):
3.1.1 Debe hacerse por escrito por cualquier afiliado con derecho a participar válidamente de acuerdo a los Estatutos y llevar la constancia de aceptación de los incluidos en ella.
3.1.2 Cada lista debe contener por lo menos, la siguiente información: el nombre de un principal con su respectivo suplente a elegir y el nombre de la persona jurídica que representa y el número de identificación en caso de ser personas naturales.
3.1.3 Todos los Miembros tendrán iguales derechos y obligaciones, pero los Consejeros Suplentes sólo actuarán en las reuniones de Consejo Directivo, en ausencia del respectivo Principal.
3.1.4 Ninguna persona podrá aceptar la inscripción en más de una lista para elección de Consejo Directivo y si lo hiciere se excluirá su nombre de todas las listas inscritas. (Art. 20 Estatutos Corporativos)
3.1.5 No podrá pertenecer a más de un Consejo Directivo de Cajas de Compensación Familiar o Asociación de Cajas.
3.2 Así mismo, deberán anexar: 1. Manifestación escrita de aceptación del cargo en caso de ser elegido, 2. Manifestación escrita de no encontrarse incurso en las causales de inhabilidades e incompatibilidades de que trata el Decreto 2463 de 1981, 3. Solicitud de autorización dirigida a la Superintendencia del Subsidio Familiar para ejercer el cargo de Consejero, 4. Fotocopia de la Cedula de Ciudadanía del aspirante a Consejero. 5. Además de lo anterior se debe anexar: a) Certificación de antecedentes de responsabilidad fiscal emitido por la Contraloría General de la Republica, b) Certificación de antecedentes disciplinarios por la Procuraduría General de la Nación y c) Certificación de antecedentes judiciales emitido por la Policía Nacional de Colombia.

4. ELECCIÓN DE REVISOR FISCAL PRINCIPAL Y SUPLENTE. Los aspirantes que deseen participar deben presentar su propuesta junto con la documentación relacionada a continuación, a más tardar el 25 de junio de 2022, a las 2:00 P.M., en la Secretaría de la Corporación, en el Edificio Administrativo de la ciudad de Neiva (H), ubicado en la Calle 11 No. 5 – 63, segundo piso. Para los efectos de la inscripción, esta se hará por candidatos en forma individual y no por planchas. (Art. 31 Estatutos Corporativos y Circular única SSF).
4.1. REQUISITOS: Los aspirantes serán personas jurídicas o establecimientos de comercio, debidamente constituidas, cuyo objeto social contemple la realización de funciones de revisoría fiscal, o personas naturales. El Revisor Fiscal, en todo caso, debe ser Contador Público y no podrá́ prestar sus servicios como tal simultáneamente a más de dos entidades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia del Subsidio Familiar (Art. 44 de los Estatutos Corporativos). Al momento de la inscripción deberán aportarse los siguientes documentos (Circular única SSF):
4.1.1 Si se trata de personas jurídicas, establecimiento de comercio o cualquier otra modalidad que implique inscripción, certificado de la Cámara de Comercio. En este evento, deberán indicar la persona natural que prestará el servicio bajo su responsabilidad.
4.1.2 Hoja de vida del aspirante si es persona natural o de quien sea designado por la persona jurídica.
4.1.3 Fotocopia de la cédula y de la Tarjeta profesional.
4.1.4 Antecedentes disciplinarios actualizado.
4.1.5 Manifestación personal, tanto de la firma como de quien prestará el servicio bajo su responsabilidad o de quien aspira, de tener conocimiento claro del Decreto Ley 2463 de 1981 y no encontrarse incurso en las causales de inhabilidad e incompatibilidad allí contenidas.
4.1.6 Aceptación del cargo en caso de ser electo.
4.1.7 Solicitud de autorización para ejercer el cargo, dirigida al Superintendente del Subsidio Familiar.
4.1.8 Propuesta clara y precisa acerca de:
a. El valor de los honorarios que aspira devengar durante la totalidad del período. Se deberá especificar el porcentaje que sobre estos representan las unidades de negocio que integran la Corporación (7).
b. Recurso humano y técnico que utilizará en su labor, el cual deberá ser acorde con las necesidades de la Corporación.
4.1.9 Experiencia relacionada con el cargo.
4.1.10 Manifestación expresa de haberse informado sobre la estructura y funcionamiento de la Caja.
4.1.11 El contador público que sea Revisor Fiscal debe cumplir las características establecidas en el artículo 4 del Decreto 2463 de 1981, así: • Que no se halle en interdicción judicial o inhabilitado para ejercer el comercio • Que no haya sido condenado a pena privativa de la libertad por cualquier delito, excepto los culposos • Que no haya sido sancionado por faltas graves en el ejercicio de su profesión • Que no tenga el carácter o ejerzan la representación legal de un afiliado a la respectiva entidad • Que no sea conocido, cónyuge o pariente, dentro de los grados indicados en el artículo 2º del Decreto mencionado, de cualquier trabajador de la entidad respectiva.

La Asamblea General del Afiliados, elegirá para periodos de cuatro (4) años, la persona más idónea, de forma individual, y no por planchas, por tanto, la misma persona jurídica o natural, no puede ser Revisor Fiscal Principal y Revisor Fiscal Suplente al mismo tiempo. Tanto el Revisor Fiscal principal como el suplente, requerirán la mayoría simple de los votos de los afiliados hábiles presentes en la reunión. En el proceso de inscripción el candidato se inscribirá indicando su calidad de candidato a revisor fiscal principal o como candidato a revisor fiscal suplente. (Estatutos Corporativos y Circular Única SSF)

5. INSPECCIÓN DE LIBROS

Los afiliados hábiles o sus representados debidamente acreditados, tienen facultad para inspeccionar los libros y demás documentos inherentes a la Caja, durante los diez (10) días hábiles anteriores a la realización de la Asamblea. Para tal efecto, podrán presentarse en la Secretaría General de la Corporación con el fin de realizar la inspección, debiendo respetar los protocolos de bioseguridad implementados por Comfamiliar y acatando todas las medidas sanitarias emitidas por las Autoridades de salud.

Neiva (H), junio de 2022,

LUIS MIGUEL LOSADA POLANCO
Director Administrativo

 

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