Son una contribución especial que realizan los empleadores al SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, para que estas Entidades adelanten programas de naturaleza social, según su misión y son gravámenes establecidos por la Ley de carácter obligatorio que afectan a un determinado y único grupo social o económico.

El artículo 1º de la Ley 789 de 2002 define el Sistema de la Protección Social como el conjunto de políticas públicas destinadas a disminuir la vulnerabilidad y a mejorar la calidad de vida de los colombianos, especialmente de los más desprotegidos para obtener como mínimo el derecho a la salud, la pensión y el trabajo. El objeto fundamental, en el área de pensiones, es crear un sistema viable que garantice unos ingresos aceptables a los presentes y futuros pensionados. En salud, los programas están enfocados a permitir que los colombianos puedan acceder en condiciones de calidad y oportunidad, a los servicios básicos. El sistema debe crear las condiciones para que los trabajadores puedan asumir las nuevas formas de trabajo, organización y jornada laboral y simultáneamente se socialicen los riesgos que implican los cambios económicos y sociales.

Los subsistemas que conforman el Sistema de la Protección Social en Colombia son seis:

• Sistema General de Seguridad Social en Salud
• Sistema General de Seguridad Social en Pensiones
• Sistema General de Riesgos Laborales
• Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF
• Régimen del Subsidio Familiar – Cajas de Compensación Familiar

Los aportes parafiscales los deben pagar:

• Empleadores públicos o privados
• Trabajadores Independientes
• Entidades o Universidades Públicas con régimen especial en Salud.
• Agremiaciones o asociaciones.
• Cooperativas y pre cooperativas de trabajo asociado.
• Misiones diplomáticas, consulares o de organismos multilaterales no sometidos a la legislación colombiana.
• Organizaciones Administradoras del Programa de Hogares de Bienestar.
• Pagador de aportes de los concejales municipales o distritales, o de los ediles.
• Los pensionados (únicamente al Sistema de Seguridad Social en Salud)

Es la totalidad de pagos hechos por concepto de los diferentes elementos integrantes del salario en los términos de la Ley Laboral, cualquiera que sea su denominación y además, los verificados por descansos remunerados de Ley y convencionales o contractuales. (Ley 21 de 1982, artículo 17).

Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentaje sobre ventas y comisiones. (Código Sustantivo de Trabajo art. 127 Subrogado por el Art. 14 Ley 50/90).

• Sueldos
• Jornales
• Salarios en especie
• Porcentaje o comisiones sobre Ventas, producción
• Bonificaciones Habituales
• Salario Integral: Base liquidación 70%
• Vacaciones salario integral: Base liquidación: 70% a partir de abril de 2012
• Viáticos permanentes para manutención y alojamiento
• Pagos por unidad de tiempo, por obra o a destajo o por tarea
• Remuneración a socios industriales, pactada como salario
• Tiempo extra, dominical y festivo trabajado
• Recargo nocturno
• Trabajo adicional (días, horas)
• Vacaciones disfrutadas, liquidadas o compensadas en dinero
• Pagos extralegales que constituyan salario para las partes, como primas, bonificaciones o auxilios de cualquier naturaleza
• Horas Cátedra
• Para entidades del sector privado, el Auxilio de transporte no hace parte de la base para liquidar los aportes parafiscales.

Para pagar los aportes parafiscales usted debe seguir los siguientes pasos: Inscribirse ante un operador de información: Este se encargará de realizar su inscripción y brindarle el apoyo requerido sobre las etapas del proceso. Entre los operadores se encuentran:

• Asopagos: Liderado por las Cajas de Compensación Familiar.
• Fedecajas
• Compensar
• Enlace Operativo
• Pago simple
• Banco Agrario
• Banco de Bogotá
• Banco Popular
• Banco Santander
• Bancolombia
• Citibank
• Banco GNB Sudameris
• Helm Bank
• Banco de Occidente
• Colpatria
• Davivienda
• BCSC
• AV Villas
• SOI
• Miplanilla
• Aportesenlinea
• pagosimple

Diligenciar la planilla:

En ella debe suministrar los datos básicos de la empresa y los empleados; si es independiente solo se requieren sus datos. Se debe elaborar una sola planilla por los seis subsistemas (salud, pensión, riesgos profesionales, Sena, ICBF y caja de compensación). Para independientes sólo se aportará a Salud (EPS) y Pensiones (AFP), la afiliación a Riesgos Laborales (ARL) es voluntaria, excepto que celebre contratos de prestación de servicios cuya duración sea superior a un mes.

Verificar el resultado

Usted debe revisar que la liquidación efectuada por el sistema coincida con los aportes de ley así:

• 12,5% del IBC en salud (8,5% con cargo al empleador y 4% al empleado)
• 16% del IBC en pensiones (12% empleador y 4% empleado)
• Riesgos Laborales depende de la actividad de la empresa y es a cargo del empleador
• 4% del valor de la nómina para Caja de Compensación
• 3% para ICBF
• 2% para el SENA.

Autorizar el pago:

Una vez verificado el valor a pagar por aportes a seguridad social, puede autorizar el pago y el sistema debitará de su cuenta o recibirá los aportes y acreditará en las cuentas de recaudo de las administradoras a las que estén afiliados sus empleados. Si el pago es mediante una planilla asistida, el operador de información le indicará la forma de hacer el pago.

Verificar el pago:

Una vez la administradora recibe la información y el pago, le enviará una certificación donde confirma que su pago fue completo y sin inconvenientes.

Los aportes parafiscales tienen una periodicidad mensual y se deben pagar de acuerdo a los plazos establecidos teniendo en cuenta los dos últimos dígitos del NIT o documento de identificación. Según el Decreto 1670 de 2007, los plazos establecidos actualmente son:

El Estatuto Tributario Nacional, en su artículo 114, contempla un reconocimiento de las deducciones solicitadas por el pago cumplido de los aportes parafiscales. Aplica cuando el contribuyente presenta su declaración de renta y complementarios. En cualquier caso se deduce lo que efectivamente haya pagado.

Si, la Ley 590 de 2000, reglamentada por el Decreto 525 de 2009, concedió una reducción por concepto de aportes parafiscales a las Pymes y Mipymes constituidas e instaladas a partir la promulgación de la ley, correspondientes a los siguientes porcentajes:

• Setenta y cinco por ciento (75%) para el primer año de operación.
• Cincuenta por ciento (50%) para el segundo año de operación.
• Veinticinco por ciento (25%) para el tercer año de operación.

No podrán acceder a este beneficio las MIPYMES constituidas con posterioridad a la entrada en vigencia del mencionado decreto, en las cuales el o los establecimientos de comercio o la totalidad de los activos que conformen su unidad de explotación económica hayan pertenecido a una empresa disuelta, liquidada o inactiva.

Tendrán derecho a acogerse a los beneficios de la Ley 1429 del 2010, las personas naturales y personas jurídicas que desarrollan pequeñas empresas, cuyo personal no sea superior a 50 trabajadores y cuyos activos totales no superen los cinco mil salarios mínimos mensuales legales vigentes (5.000 SMMLV) que con posterioridad a la entrada en vigencia de la citada ley, se matriculen en el registro mercantil de las cámaras de comercio, de acuerdo a los siguientes porcentajes:

• Cero por ciento (0%) del total de los aportes mencionados en los dos primeros años gravables, a partir del inicio de su actividad económica principal.
• Veinticinco por ciento (25%) del total de los aportes mencionados en el tercer año gravable, a partir del inicio de su actividad económica principal.
• Cincuenta por ciento (50%) del total de los aportes mencionados en el cuarto año gravable, a partir del inicio de su actividad económica principal.
• Setenta y cinco por ciento (75%) del total de los aportes mencionados en el quinto año gravable, a partir del inicio de su actividad económica principal.
• Ciento por ciento (100%) del total de los aportes mencionados del sexto año gravable en adelante, a partir del inicio de su actividad económica principal.

Realizar el pago de los aportes en mora, con los respectivos intereses, a través del sistema PILA, haciendo uso de la planilla tipo M y en el caso de correcciones la planilla tipo N.

Si, de acuerdo con el artículo 7º de la Ley 828 de 2003, el empleador que argumentando descontar al trabajador sumas correspondientes a aportes parafiscales no las remita a la seguridad social y, al ICBF, Sena y Cajas de Compensación Familiar, cuando a ello hubiere lugar, será responsable conforme las disposiciones penales por la apropiación de dichos recursos, así como por las consecuencias de la información falsa que le sea suministrada al Sistema General de Seguridad Social.

Es una entidad de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, abriendo una gran puerta para la implantación de una cultura en el pago de los aportes en el sistema de la protección social.

La UGPP, fue creada a través del Plan Nacional de Desarrollo, Ley 1151 de 2007 – Art. 156 con el propósito de brindar un mayor bienestar a los ciudadanos a través del reconocimiento de las obligaciones pensionales del Régimen de Prima Media, a cargo de las entidades públicas del orden nacional, que estén o se hayan liquidado, igualmente, se encargará del seguimiento, colaboración y determinación del oportuno y correcto pago de los aportes al sistema de la protección social y Parafiscales en Colombia: SENA, ICBF, Cajas de Compensación, Riesgos Profesionales, Salud y Pensión, generando en las empresas y las personas obligadas una cultura de pago con calidad y exactitud.

Es la etapa que se adelanta de manera previa al cobro coactivo y en la que se procura obtener el pago inmediato y voluntario de los créditos a favor de la entidad

El procedimiento Administrativo Coactivo es un procedimiento especial contenido en los artículos 823 y siguientes del Estatuto Tributario Nacional, por medio del cual las entidades públicas del nivel nacional, Territorial, incluidos los órganos autónomos y entidades con régimen especial otorgado por la Constitución Política, hacen efectivos directamente los créditos a su favor, a través de sus propias dependencias y funcionarios y sin necesidad de acudir a la jurisdicción ordinaria.

Cuando la UGPP recibe información referida al presunto incumplimiento en la afiliación o en el pago de los aportes, inicia una actuación administrativa solicitando información al denunciado y/o a entidades externas, a fin de establecer si se realizó o no la afiliación, si se dejaron de pagar aportes o si se pagaron pero sobre una base inferior a la que legalmente correspondía.

Con fundamento en la documentación aportada se verifican las afiliaciones a los subsistemas y se determina el ingreso base de cotización, calculando el valor de los aportes al Sistema de la Protección Social en los porcentajes establecidos para cada uno de sus subsistemas. Posteriormente se realizan cruces de información para verificar la afiliación y pago de aportes a través de la planilla PILA.

Una vez calculado el valor de los aportes, se procede a efectuar la verificación de los pagos realizados por el aportante a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), con el fin de establecer los posibles valores dejados de pagar.

Como resultado de la investigación adelantada se profiere bien sea un auto de archivo cuando no existe mérito para continuar o un Requerimiento para Declarar y/o Corregir cuando se encuentren indicios de incumplimiento en la afiliación, liquidación y pago de aportes a favor del Sistema de la Protección Social.

El aportante dentro del mes siguiente a la notificación del Requerimiento para Declarar y/o Corregir puede aceptar el valor propuesto por la UGPP o dar respuesta a dicho requerimiento manifestando los motivos de inconformidad que considere pertinentes.

Dentro de los seis (6) meses siguientes al vencimiento del término para contestar el Requerimiento para Declarar y/o Corregir la UGPP debe decidir si archiva la actuación o si expide una Liquidación Oficial en la cual determine las obligaciones a cargo del aportante a favor del Sistema de la Protección Social

Es un acto de trámite mediante el cual la autoridad en materia de parafiscales, le solicita a un aportante, entidad administradora o tercero en general, el envío de información específica referida al cumplimiento de una determinada obligación.

Cuando la UGPP solicita información, se debe suministrar en los términos establecidos en la comunicación, a través de oficio dirigido a la dependencia que lo requirió y radicarlo en la oficina de correspondencia de la UGPP.

De acuerdo con el artículo 179 de la Ley 1607 de 2012, las personas y entidades obligadas a suministrar información a la UGPP, así como aquellas a las que esta entidad les haya solicitado informaciones y/o pruebas, que no la suministren dentro del plazo establecido para ello, se harán acreedoras a una sanción de cinco (5) UVT por cada día de retraso en la entrega de la información solicitada.

En este evento la UGPP puede expedir un Pliego de Cargos proponiéndole al investigado una sanción por no envío de información según el número de días de retardo en suministrarla, al tiempo que lo exhorta a entregarla so pena que la sanción aumente hasta el día en que la suministre de manera definitiva o hasta el día en que se profiera la resolución sancionatoria.

El investigado dispone de un (1) mes para contestar el Pliego de Cargos contado a partir de su notificación. Una vez vencido dicho término y dentro de los seis (6) meses siguientes la UGPP puede archivar la actuación si no encuentra mérito para continuar o expedir y notificar una resolución sancionatoria por no envío de información.

Contra la resolución sancionatoria procede el recurso de reconsideración dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su notificación.

El proceso de fiscalización es el conjunto de actuaciones administrativas cuya finalidad es determinar los valores que se dejaron de pagar por los aportantes en relación con sus obligaciones parafiscales. La fiscalización comprende las siguientes actividades:

• Solicitud de la información relevante que tengan las diferentes entidades que integran el sistema de la protección social.
• Verificación de declaraciones de autoliquidación.
• Realización de investigaciones para establecer hechos que generen obligaciones en materia de las contribuciones parafiscales de la protección social.
• Solicitud de explicaciones a los fiscalizados sobre las inconsistencias en las declaraciones de sus obligaciones.
• Solicitud de documentación que se considere pertinente.
• Citación o requerimiento a los fiscalizados o a terceros para rendir informes o testimonios.
• Orden de exhibición parcial de los libros y documentos, en especial de la nómina.
• Recopilación de pruebas que sustenten la omisión o inexactitud de la liquidación de las contribuciones parafiscales.
• Realización de visitas de inspección y demás medios de prueba autorizados por la legislación civil

Es un acto de trámite el cual se le propone al aportante que cumpla con las obligaciones determinadas por concepto de omisión o inexactitud en la liquidación y pago de aportes al sistema de la protección social. El investigado dispone del término de un mes contado a partir de su notificación para dar respuesta al mismo.

Es un medio probatorio que permite verificar la exactitud de las declaraciones presentadas, establece la existencia de hechos gravados y verifica el cumplimiento de requisitos formales. La debe realizar un funcionario con título profesional en Contaduría Pública y tarjeta profesional vigente. (Art. 787 del Estatuto Tributario).

La UGPP enviará un acto administrativo en donde se le informe al aportante los periodos que será objeto de revisión, subsistemas, libros de contabilidad y demás datos de la verificación, así como la identificación del funcionario que realizará la correspondiente inspección.

El aportante puede interponer:

• Recurso de reconsideración: Contra las liquidaciones oficiales y las resoluciones sancionatorias, dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de la notificación de las mismas.
• Recurso de reposición: En los casos en que se inadmita el recurso de reconsideración, dentro de los 5 días siguientes a su notificación.
• Revocatoria directa: Siempre y cuando no se hubiere interpuesto el recurso ante de reconsideración, o cuando interpuesto hubiere sido inadmitido, y siempre que se ejercite dentro de los dos años siguientes a la ejecutoria del correspondiente acto administrativo.
• Acción de nulidad y restablecimiento del derecho ante la Jurisdicción Contencioso Administrativa: Previo agotamiento de la vía gubernativa a través de los recursos procedentes ante la misma administración, dentro de los cuatro meses siguientes a la notificación, publicación o ejecución de la liquidación oficial o de la resolución sancionatoria.

Es el acto administrativo mediante el cual la autoridad en parafiscales determina la obligación del aportante por incumplimiento en la afiliación o en la autoliquidación y pago de aportes al Sistema de la Protección Social.

Dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la notificación del acto administrativo respectivo, dirigido a la Dirección de Parafiscales de la UGPP.

El recurso de reconsideración debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Que se formule por escrito dirigido a la Dirección de Parafiscales de la Unidad Administrativa de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, con expresión concreta de los motivos de inconformidad.
• Que se interponga dentro de los diez (10) días siguientes a la notificación del acto.
• Que se interponga directamente por el aportante u obligado o se acredite la personería, si quien lo interpone actúa como apoderado o representante. El representante legal debe anexar al escrito el certificado de existencia y representación legal y el apoderado especial o general debe acreditar la calidad de abogado. La presentación personal deberá realizarse en la sede ubicada en la Calle 19 No. 68A – 18 de la ciudad de Bogotá D.C.